Virtuelle Meetings sind seit der Coronapandemie ein fester Bestandteil unseres beruflichen Alltags. Mitarbeiter arbeiten häufiger im Homeoffice oder Remote. Besprechungen werden öfter online angesetzt. Vorteil: Das spart Zeitaufwand und Fahrtkosten. Nachteil: Die Ermüdungsschwelle ist bei Onlinemeetings niedriger und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer nimmt im virtuellen Raum schneller ab als in Präsenz.
Virtuelle Meetings werden bleiben. Aber Unternehmen können die Effizienz von Onlinetreffen optimieren. So sollten Videokonferenzen nicht länger als max. 90 Minuten dauern, mit einer Pause nach 45 Minuten. Damit der vorher festgelegte Zeitrahmen eingehalten wird, ist eine Agenda sinnvoll, die alle relevanten Punkte definiert und das virtuelle Meeting strukturiert. Darüber hinaus sollten alle Teilnehmer darauf achten, dass Nebengeräusche vermieden werden. Das heißt: Wer nicht spricht, schaltet seinen Ton aus. Auch die Kamera muss bei mehreren Teilnehmern nicht ständig eingeschaltet sein. Sich permanent im Meeting selbst „gegenüberzusitzen“ kann ablenken und belastend sein. Auch das Telefon bzw. Mobiltelefon sollten aus- oder stummgeschaltet werden.
Last but not least lohnt vor jeder Planung eines virtuellen Termins die Überlegung, ob er vielleicht sogar überflüssig ist. Müssen keine wichtigen Punkte verhandelt oder Entscheidungen getroffen werden, kann zum Beispiel auch (bei wenigen Teilnehmern) telefoniert oder (bei mehreren Teilnehmern) eine Rundmail verschickt werden.