Wichtige Dokumente müssen Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen aufbewahren bzw. sicher archivieren. Über die elektronische Speicherung ist das unkompliziert und papiersparend möglich. Was gibt es dabei zu beachten und welche Aufbewahrungspflichten sind relevant?

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – werden kontinuierlich angepasst und geändert. In der derzeit geltenden Version ist ein zentraler Punkt für Unternehmen, dass sie nicht mehr verpflichtet sind beide Versionen aufzubewahren, wenn sie ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate konvertieren. Unverzichtbar ist dabei jedoch eine nachvollziehbare Änderungshistorie, die sämtliche Änderungen in der Verfahrensdokumentation versioniert abbildet.

Aufbewahrungspflicht auch bei Geschäftsaufgabe

Generell gilt: Jeder Gewerbetreibende ist zur Buchführung verpflichtet. Das betrifft Gesellschaften wie GmbH, OHG und KG ebenso wie Einzelkaufleute. Ihre Geschäftsunterlagen müssen jederzeit verfügbar und einsichtsbereit sein – und das betrifft jedes Dokument, Rechnung, Quittung, Bewirtungsbeleg, Mahnbescheid etc. Bei Verlust kann es unangenehm werden, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Wie und was wie lange aufzubewahren ist, ist im Handelsgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung geregelt. Übrigens, auch bei Geschäftsaufgabe oder -übergabe erlischt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Viele Dokumente können digitalisiert aufbewahrt werden. Eine Ausnahme bilden Jahresabschlüsse und  Eröffnungsbilanzen. Für die digitale Dokumentation gilt, dass sie den „Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-­gestützter Buchführungssysteme” genügen muss. Wer ganz sicher gehen will, bewahrt die Dokumente digital und analog auf. Belege werden am einfachsten mit einem Scanner eingescannt, auf einem Webspace, einer (externen) Festplatte oder auf CD gespeichert. Auf der sicheren Seite ist man, wenn man sowohl die digitalen als auch die analogen Dokumente aufbewahrt. Zu beachten ist dabei die  gesetzliche Vorschrift, die besagt, dass die Belege gut lesbar sein müssen. Für die Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten eignen sich Dokumentenmanagementsysteme.

Aufbewahrungsfristen

Zehn Jahre müssen folgende Dokumente aufbewahrt werden

  • Buchungsbelege (zum Beispiel Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Lieferscheine)
  • Jahresabschlüsse
  • Handelsbücher
  • Eröffnungsbilanzen
  • Konzernabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte

Sechs Jahre müssen folgende Dokumente aufbewahrt werden

  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Korrespondenz
  • Bankbürgschaften
  • Zollbelege
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen

Einige Unterlagen müssen jedoch deutlich länger aufbewahrt werden, zum Beispiel in Atomkraftwerken 100 Jahre und im klinischen Bereich und für Prozessakten gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.