Alle Jahre wieder stehen Arbeitgeber vor der Herausforderung, eine Weihnachtsfeier für ihre Mitarbeiter zu organisieren, das stärkt den betrieblichen Zusammenhalt und ist ein idealer Jahresausklang. Was sollten Arbeitgeber dabei beachten? Tipps von Teilnahmepflicht bis zur richtigen Absicherung.
Wer darf, soll oder muss zur Feier kommen?
Adventszeit ist Weihnachtsfeierzeit. Und auch, wenn viele Arbeitnehmer eine Weihnachtsfeier als selbstverständlich ansehen – verpflichtet ist der Arbeitgeber dazu nicht. „Wer sich aber entschließt, eine Weihnachtsfeier auszurichten, muss die gesamte Belegschaft einladen“, weiß Volker Helmhagen von der Nürnberger Versicherung. Nur wenn ein dringender betrieblicher Sachgrund vorliegt, können vereinzelte Arbeitnehmer ausgeschlossen werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Betrieb während der Feier aufrechterhalten werden muss, etwa weil laufende Maschinen bedient werden müssen – eine sogenannte Notfallversorgung. Ein willkürlicher Ausschluss mancher Mitarbeiter ist nach dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz verboten. Auch Praktikanten oder Leiharbeiter sind Teil der Belegschaft und freuen sich über eine Einladung und der damit verbundenen Wertschätzung. Die gemeinsame Feierlichkeit stärkt zudem den Zusammenhalt unter den Kollegen – und das wiederum wirkt sich positiv auf den Arbeitsalltag aus. Allerdings kann der Arbeitgeber niemandem die Teilnahme vorschreiben, sagt Helmhagen: „Mitarbeiter sind nur dazu verpflichtet, ihre im Arbeitsvertrag vereinbarte Leistung zu erbringen.“ Findet die Weihnachtsfeier jedoch während der regulären Arbeitszeit statt, heißt es für die Angestellten: mitfeiern oder weiterarbeiten.

Frühzeitige planen und Bewirtungsgrenze beachten
Um in der oft stressigen Vorweihnachtszeit nicht auch noch die Planung der Feierlichkeit erledigen zu müssen, lohnt es sich, mindestens ein bis zwei Monate vorher mit den Vorbereitungen zu beginnen. Vor allem wer sich für das Rahmenprogramm beispielsweise einen Künstler oder Referenten wünscht, sollte dies frühzeitig in Angriff nehmen. Denn, ob besonderes Arrangement oder Location: In der Vorweihnachtszeit ist das Angebot stets knapp. Viele Restaurants und Veranstaltungsräume sind bereits früh ausgebucht. Steht das Rahmenprogramm, können die Einladungen verteilt werden – am besten spätestens sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier. So können sich die Mitarbeiter den Termin vormerken und mögliche Rückfragen lassen sich noch rechtzeitig klären. Wichtig zu wissen: „Eine Firmenfeier kann den Arbeitnehmern, die daran teilnehmen, als geldwerter Vorteil ausgelegt werden“, weiß Volker Helmhagen. Um das zu verhindern, sollten die Gesamtausgaben – für Essen, Getränke, Bewirtung und Geschenke – geteilt durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer 110 Euro brutto beziehungsweise 92,44 Euro netto nicht überschreiten. Liegen die Ausgaben über diesem Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Differenz versteuern. Übrigens: Da eine Weihnachtsfeier meist keine öffentliche Veranstaltung ist, benötigen Arbeitgeber dafür auch keine behördliche Genehmigung. Auch beispielsweise Jugendschutzverordnungen oder GEMA-Gebühren für das Abspielen von Musik entfallen ebenso.

Absicherung für Arbeitgeber
Nicht nur Verletzungen der Belegschaft haben für Arbeitgeber negative Auswirkungen. Auch materielle Schäden können ihm bei einer ausgelassenen Feier Ärger bereiten. Beschädigt ein Mitarbeiter in der Location versehentlich das Parkett mit Glühweinflecken, kann das schnell Kosten von mehreren tausend Euro verursachen. Davor schützt eine sogenannte Veranstaltungsversicherung. Auch in anderen Fällen kann diese greifen, zum Beispiel wenn die Weihnachtsfeier aufgrund eines öffentlichen Stromausfalls kurzfristig abgesagt werden muss. Die Kosten für bereits bestellte Speisen und Getränke sowie eine gebuchte Band übernimmt dann je nach Vertragsgestaltung der Versicherer.
(Quelle: www.nuernberger.de)