Online-banking wird immer öfter genutzt. Dementsprechend werden auch Kontoauszüge von den Banken elektronisch zur Verfügung gestellt. Wie diese richtig aufbewahrt und archiviert werden, zeigt das Bayerische Landesamt für Steuern auf.

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking sehen die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z.B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der § 146 AO, § 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.

Gem. § 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind insbesondere auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten. Um die Vorgaben zur ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen (AO-Kartei v.19.5.2014, Az. S0317.1.1-3/St42), müssen folgende Dinge beachtet werden:

  • Steuerlich relevante Unterlagen, die in digitaler Form eingegangen sind, sind zwingend in dieser Form – digital – aufzubewahren. Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
  • Die archivierten digitalen Daten müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO (Datenzugriff).
  • Der archivierte Beleg muss so archiviert werden, dass nachträgliche Manipulationen nicht mehr möglich oder dass Änderungen stets sichtbar sind. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, erfasst und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (§ 146 Abs. 4 AO). Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.

Eine Alternative zu den dargestellten Anforderungen kann die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO sein.

(Quelle: Bayerisches Landesamt für Steuern; www.finanzamt.bayern.de)