In Zeiten schwächelnder Konjunktur und Corona ist es umso wichtiger, dass die Prozesse funktionieren. Dazu gehört auch die Rechnungstellung. Vor allem in Handwerksbetrieben gibt es immer wieder Probleme, weil der Kunde die einzelnen Positionen nicht nachvollziehen kann oder zusätzliche Aufwände nicht bezahlen will. Wer dabei einige Punkte vorab beachtet, spart späteren Ärger.

Vor Auftragsbeginn sollte ein Kostenvoranschlag erstellt werden. So können beide Seiten besser planen und es gibt keine Überraschungen bei Rechnungstellung. Im Kostenvoranschlag und bei der Rechnungstellung ist die im Rahmen des Konjunkturpakets geänderte Mehrwertsteuer im Zeitraum 01.07.-31.12.2020 zu berücksichtigen.

Auch bei präziser Kalkulation kann es zu Mehraufwänden kommen, die das Angebot übersteigen und final abgerechnet werden. Falls vorab nicht anders vereinbart, müssen Firmen dem Kunden Mehraufwände unverbindlich mitteilen. Der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet diese Mehrkosten zu akzeptieren, wenn die Rechnung 15 bis 20 Prozent vom Kostenvoranschlag abweicht. Fahrzeugkosten wie etwa die Kfz-Versicherung, Werkstatt- oder Benzinkosten dürfen als Pauschale weiter berechnet werden. Pausen dürfen nicht weiter berechnet werden, Handwerker werden üblicherweise für die anfallende Arbeitszeit bezahlt. Hierbei ist das Aufrunden auf volle fünf bis 15 Minuten erlaubt. Anfahrtskosten können abgerechnet werden, allerdings in einem überschaubaren Rahmen. In der Regel werden 30 Cent pro Kilometer als Pauschalbetrag berechnet.

Wenn alle Arbeiten erledigt und ohne Mängel erledigt sind, ist auch eine Barzahlung direkt vor Ort möglich. Aber nur, wenn der Kunde damit einverstanden ist. Denn Handwerksbetriebe müssen ihren Kunden die Möglichkeit einräumen, eine Rechnung umfassend zu prüfen, vor Zahlung. Ist das nicht möglich, muss eine Rechnung nicht sofort bar bezahlt werden. Ein vorab festgelegtes Zahlungsziel schafft Klarheit, zum Beispiel 14 Tage. Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Achtung: Bei Privatkunden muss in der Rechnung ausdrücklich auf die gesetzliche Zahlungsfrist hingewiesen werden, bei Firmenkunden ist dies nicht erforderlich.

Handwerksbetriebe unterliegen der sogenannten Gewährleistungspflicht. Das heißt, nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) §635 müssen sie offensichtliche Mängel beheben. Entstehen dadurch Kosten dürfen diese dem Kunden nicht berechnet werden. Empfehlenswert ist eine Abnahme des Kunden nach Abschluss der Arbeiten mit schriftlicher Dokumentation.

Was passiert, wenn der Kunde die Rechnung nicht innerhalb der gewährten Zahlungsfrist begleicht und dafür auch keinen Grund nennt? Dann kann der Handwerksbetrieb eine Mahnung auszusprechen. Mahnungen bedürfen nicht der Schriftform, können auch mündlich ausgesprochen werden. Bei schriftlichen Mahnungen sollten jedoch das Datum der ursprünglichen Rechnung sowie Rechnungs- und Mahnungsnummer enthalten sein. Es empfiehlt sich zudem eine Rechnungskopie und eine Auflistung der erbrachten Leistungen beizulegen. Wer auf Nummer sicher gehen will, kann eine gewerbliche Rechtschutzversicherung abschließen, die im Fall des Falles nützlich sein kann, um Ansprüche rechtlich durchzusetzen.

(Quelle: www.nuernberger.de)